Anleitung

In diesem Artikel erfährst du, wie du in wenigen Schritten deinen Google Business Messages Account mit oneDialog verknüpfst.

Was ist Google Business Messages und welche Vorteile verspricht dieser Kanal?

Google Business Messages ist eine Kommunikationsplattform von Google, die Unternehmen die Möglichkeit bietet, über Google-Suchergebnisse und Google Maps mit Kunden zu interagieren. Kunden treten direkt mit deinem Shop in Kontakt, ohne Umwege über die Unternehmenswebsite oder auf den Anrufbeantworter sprechen zu müssen - 24/7, auch außerhalb der allgemeinen Geschäftszeiten. Durch die Aktivierung des Kanals erreichst du mehr (Neu-)Kunden, erhöhst deine Sichtbarkeit und erzielst mehr zufriedene Bewertungen auf deinem Google-Profil.

Wie aktiviere ich Google Business Messages?

- Logge dich mit deinem Google-Account ein und navigiere zum Unternehmensprofil-Dashboard.

- Navigiere zu dem zu verknüpfenden Profil, stelle sicher, dass der Status bestätigt ist und klicke auf das Profil:

- Nun bist du auf der Seite deines Google-Profils. Klicke hier auf die Kachel Nachrichten:

- Anschließend kannst du Google Business Messages über die Chat-Einstellungen aktivieren:

- Tipp: Aktiviere in den Chateinstellungen die Lesebestätigung für ein angenehmes Kundenerlebnis und bearbeite die Willkommensnachricht ganz nach deiner individuellen Präferenz.

Achtung! Die Freischaltung der Chat-Funktion kann bis zu 24 Stunden dauern. Überprüfe, ob der Chat aktiviert wurde, indem du dein Profil über Google Maps auf deinem mobilen Endgerät aufrufst. Hier sollte sich nun ein Button zum Chatten befinden.

Wie verknüpfe ich Google Business Messages mit oneDialog?

Nach erfolgreicher Aktivierung kannst du Google Business Messages in wenigen Schritten mit oneDialog verknüpfen:

1. Navigiere in der Web-App zu Einstellungen → Kanäle → Kanal hinzufügen und wähle Google Business Messages, klicke anschließend auf Anmeldung mit Google.

2. Wähle dein Google-Konto aus, erlaube die notwendigen Zugriffsrechte und klicke auf Weiter.

3. Anschließend findest du deine Google-Profile zur Auswahl. Ungruppierte Profile findest du unter dem Reiter personal, alle gruppierten Profile sind in der jeweiligen Gruppe. Nun musst du das Google-Profil nur noch mit dem gewünschten Team verbinden und die Auswahl mit Kanal verknüpfen bestätigen.

Nach erfolgreicher Verknüpfung des Kanals kannst du mit deinen Kunden wie gewohnt direkt über die oneDialog App chatten. Auch Komfort-Funktionen wie Autoresponder, Markendokumente und Schnellantworten sind selbstverständlich verfügbar.

Was gibt es sonst noch zu beachten?

- Antworte Kunden innerhalb von 24 Stunden, damit die Chat-Funktion aktiviert bleibt. Zusätzlich empfehlen wir die Aktivierung der Autoresponder.

- Hole deine Kunden in den Chat durch Einbindung des Kontakt-Widgets, etwa durch Druck des QR-Codes auf Werbematerialien.

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Warum Du einen WhatsApp-Link in eurer E-Mail-Signatur haben solltest:

Deine E-Mail-Signatur ist nicht nur eine Ansammlung von Kontaktdaten – sie repräsentiert Dich und ist Deine digitale Visitenkarte 🎫.

Ein WhatsApp-Link in deiner E-Mail-Signatur bietet Interessenten und Kunden die Möglichkeit, Dich und Dein Team direkt und bequem zu kontaktieren.

Kein mühsames Suchen nach Kontaktdaten mehr!

Hier die Vorteile:

👋 Persönliche Verbindung: Biete Deinen Kontakten einen direkten Draht an, 24/7 und unkompliziert über WhatsApp.

📱 Bequemlichkeit: Ein Klick, und schon ist man verbunden – ob vom Schreibtisch aus oder mobil.

💼 Professionelles Auftreten: Nutze Deine E-Mail-Signatur, um nicht nur Kontaktdaten, sondern auch einen zusätzlichen Kommunikationskanal anzubieten.

🌐 Nahtlose Kommunikation: Biete die einfache Möglichkeit, direkt von der E-Mail in eine WhatsApp-Konversation zu wechseln.

💡 Innovative Kundenerfahrung: Zeige Deinen Kunden, dass Du up-to-date bist und moderne Kommunikationsmittel unterstützt, um das Kundenerlebnis zu verbessern.

Bringe Dich und Deine Kunden über diesen Kanal noch näher zusammen!

Integration des WhatsApp-Links in nur wenigen Schritten

Schritt 1: Kopieren des WhatsApp-Links

• In der Web-App findest Du unter Einstellungen --> Touchpoints den neuen WhatsApp Link Generator:

• Nach einem Klick auf das Feld öffnet sich ein neues Fenster. Hier findest Du den Ausschnitt für Deine Signatur, den Du nur noch kopieren musst. (Tipp: Ändere zuvor die vordefinierte Nachricht, ganz nach Deinem persönlichen Geschmack)

Schritt 2: Füge den WhatsApp-Link in Deine Signatur ein

Achtung! Die Darstellung des kopierten Textfelds kann je nach Email-Provider unterschiedlich sein. Bitte prüfe daher, ob der WhatsApp-Link richtig dargestellt wird.

Nun musst Du nur noch den zuvor kopierten Ausschnitt in Deine Signatur einfügen. Da dies von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich ist, findest Du hier eine Anleitung für das Bearbeiten Deiner Signatur für ausgewählte E-Mail Provider:

1. Gmail:

• Klicke auf das Zahnrad-Symbol oben rechts und wähle "Alle Einstellungen aufrufen".
• Gehe zur Registerkarte "Allgemein" und scrolle nach unten zur Signatur-Sektion.
• Füge deinen Text in das Textfeld ein.
• Vergiss nicht, die Änderungen zu speichern.

2. Outlook (Webmail):

• Klicke auf das Zahnradsymbol oben rechts und gehe zu "E-Mail" > "Verfassen und beantworten".
• Bearbeite die Signatur im Textfeld unter "Signatur".
• Speichere die Änderungen.

3. Outlook (Desktop):

• Gehe zu "Datei" > "Optionen" > "E-Mail" > "Signaturen".
• Bearbeite die gewünschte Signatur im Textfeld.
• Klicke auf "OK", um die Änderungen zu speichern.

4. Yahoo Mail:

• Klicke auf das Zahnradsymbol oben rechts und wähle "Mehr Einstellungen".
• Gehe zu "Schreiben von Nachrichten".
• Bearbeite die Signatur im entsprechenden Textfeld.
• Speichere die Änderungen.

5. Apple Mail:

• Gehe zu "Mail" > "Einstellungen" > "Signatur".
• Wähle das E-Mail-Konto, für das du die Signatur bearbeiten möchtest.
• Bearbeite die gewünschte Signatur im Textfeld.
• Klicke auf "OK" oder schließe das Fenster, um die Änderungen zu speichern.

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Bevor Sie beginnen: Sie haben nach der Umstellung auf die WhatsApp Business API-Nummer auch nachträglich die Möglichkeit, Ihre Nummer wieder herabzustufen. Bitte beachten Sie dabei folgendes:

• Nach der Herabstufung verlieren Sie Zugang zu den API-Funktionen wie z.B. Chatbots, Quickreplies oder Markendokumente.
• Nach der Herabstufung nutzen Sie WhatsApp bzw. WhatsApp Business und kommunizieren damit nicht mehr 100% DSGVO bzw. Datenschutzkonform.
• Das Herabstufen ist umkehrbar, aber Sie verlieren dauerhaft alle gespeicherten Daten, einschließlich Nachrichten, Kontakte und mehr in Ihrem WhatsApp Business API-Konto.
• Das Downgrade kann bis zu 1 Monat dauern.

Schritte:

1. Öffnen Sie den Facebook Business Manager
2. Navigieren Sie zu den Unternehmenseinstellungen und wählen Sie im linken Bereich "WhatsApp-Konten" aus.
3. Wenn Sie mehrere Konten haben, wählen Sie das Konto, das Sie herabstufen möchten.
4. Klicken Sie auf „Einstellungen“ und dann auf „WhatsApp Manager“.
5. Wählen Sie unter "Konto-Tools" die Option "Telefonnummern".
6. Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um den Herabstufungsprozess zu starten.

Hinweis: Der Vorgang kann zwischen 24 Stunden und 30 Tagen dauern.

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Wie gestalten sich die Preise von WhatsApp Business generell?

Das Wichtigste zuerst: WhatsApp berechnet die Preise nicht pro gesendete Nachricht, sondern pro Unterhaltung. Eine Unterhaltung findet in einem 24-Stunden Zeitfenster statt und kann entweder vom Kunden oder vom Shop gestartet werden. Für alle weitere Nachrichten innerhalb des 24-Stunden Zeitfensters fallen keine zusätzlichen Kosten an.

Möchtest du eine Unterhaltung mit einem Kunden starten, musst du zunächst eine Vorlage versenden. Wird die Unterhaltung vom Kunden selbst initiiert, kannst du auch ohne Vorlage frei antworten.

Die Unterhaltungen werden dabei von WhatsApp in vier verschiedene Kategorien unterteilt.

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Welche Kategorien gibt es für WhatsApp Business Unterhaltungen?

Unterhaltungen werden in die folgenden Kategorien eingeteilt: Marketing, Verwaltung, Authentifizierung und Service. Service-Unterhaltungen werden prinzipiell von Kunden gestartet, während Marketing-, Verwaltung- und Authentifizierungsunterhaltungen vom Shop unter Verwendung einer Vorlage gestartet werden. Alle Kategorien hier im Überblick:

• 📢 Marketing (Shop-initiiert): Marketingunterhaltungen enthalten Werbeaktionen oder Angebote, informative Mitteilungen oder Aufforderungen an Kunden, zu antworten oder eine Aktion auszuführen.
• 🛠️ Verwaltung (Shop-initiiert): Verwaltungsunterhaltungen ergänzen eine bestimmte vereinbarte Anfrage oder Transaktion oder informieren Kunden über eine laufende Transaktion. Sie können Transaktionsbestätigungen, Transaktions-Updates und/oder Benachrichtigungen nach dem Kauf umfassen.‍
• 🔒 Authentifizierung (Shop-initiiert): Authentifizierungsunterhaltungen ermöglichen dir die Authentifizierung von Benutzern mit Einmal-Passcodes, möglicherweise bei mehreren Schritten im Anmeldeprozess (z. B. Kontoverifizierung, Kontowiederherstellung, Integritätsanforderungen).‍
• 📞 Service (Kunden-initiiert): Über Service-Unterhaltungen kannst du Anfragen von Kunden beantworten.

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Preise nach Kategorie

Die Preise für WhatsApp Unterhaltungen basieren auf der Kategorie sowie dem jeweiligen Ländercode. Im folgenden findest du eine Aufstellung der Preise nach Kategorie für Deutschland:

• Marketing (Shop-initiiert): 0,1131€
• Verwaltung (Shop-initiiert): 0,0707€
• Authentifizierung (Shop-initiiert): 0,0636€
• Service (Kunden-initiiert): 0,0679€

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Kontingente

Vor den Änderungen bei WhatsApp gab es ein Freikontingent von 1.000 WhatsApp Unterhaltungen pro Monat. Dieses Freikontingent galt sowohl für Shop-initiierte als auch Kunden-initiierte Unterhaltungen.

Das Kontingent für Shop-initiierte Unterhaltungen entfällt seit den 01.06.2023 - seitdem ist in dem Fall bereits die erste Unterhaltung kostenpflichtig.

Für Kunden-initiierte Unterhaltungen bleibt das monatliche Budget von 1.000 WhatsApp Unterhaltungen bestehen.

In drei Schritten kommst du zu deinem gewünschten QR-Code.

1) Füge deine Bewertungslinks unter Einstellungen -> Teams ein

2) In deiner Team-Übersicht sollten nun deine Bewertungslinks eingetragen sein

3) Gehe nun zu Einstellungen -> Touchpoints. Mit Click auf den Bewertungs-Touchpoint kannst du einen QR-Code zu der Bewertungsseite deiner Wahl generieren

Sehen wir uns die folgenden Wege zum Kundendialog an

1. Aktives Anschreiben von Kunden über die WhatsApp API
2. WhatsApp Customer Care Zeitraum (24h-Regelung)
3. WhatsApp Template Messages
4. WhatsApp Notifications

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1. Aktives Anschreiben von Kunden über die WhatsApp Business API

Um Kunden aktiv über die WhatsApp Business API anschreiben zu können, müssen  sogenannte WhatsApp Vorlagen (“Templates”) angelegt werden. Hintergrund ist, dass WhatsApp seine Nutzer vor Spam schützen will und die Befürchtung hat, der Messenger könne mit unnötigen Werbenachrichten überhäuft werden, wie man es aus privaten E-Mail Postfächern kennt.

Zunächst erscheint diese neue Herangehensweise umständlich, jedoch bilden unsere Messenger Vorlagen Sammlung (“Template Galerie”) fast alle Dialoge ab, weshalb Sie einen Kunden aktiv kontaktieren möchten.

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2. WhatsApp Customer Care Zeitraum (24h-Regelung)

Als Customer Care Zeitraum bezeichnet WhatsApp ein 24-stündiges Zeitfenster, in dem Sie frei - und wie gewohnt - mit dem Kunden kommunizieren können. Dieses Zeitfenster öffnet sich ab der letzten Kundennachricht und bleibt ab dann 24 Stunden lang geöffnet. Nach Ablauf der 24 Stunden können Sie Ihre Kunden nur noch über eine WhatsApp Vorlage (“Template”) kontaktieren. Sobald Sie von Ihrem Kunden wieder angeschrieben werden, öffnet sich das Zeitfenster erneut.

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3. WhatsApp Template Messages

Als WhatsApp Vorlagen (“Templates”) werden spezielle Nachrichtenvorlagen bezeichnet, die im Voraus von WhatsApp genehmigt wurden. Diese Vorlagen (“Templates”) werden beispielsweise für das aktive Anschreiben von Kunden benötigt. 

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4. WhatsApp Notification

Als WhatsApp Notification bezeichnet man eine Message (“Notification”), die außerhalb des Customer Care Zeitraums gesendet wird - also nach Ablauf der 24 Stunden seit der letzten Kundennachricht.

Anleitung

Navigiere in der WebApp zu "Einstellungen" -> „Kanäle“ und klicke auf den Button „Kanal hinzufügen“ oben rechts. Wähle nun den Punkt “Facebook Messenger”.

1. Facebook Konto verknüpfen

Klicke auf den Button "Zu Facebook" und ein neues Facebook-Fenster öffnet sich. Hier meldest du dich mit deinem Facebook-Konto an und folgst den Anweisungen zur Freigabe der erforderlichen Rechte. Sobald alle Rechte freigegeben sind, ist das Konto verknüpft und du wirst automatisch zu WebApp zurück geleitet.

2. Ziel wählen

Wähle hier das Team aus, welches eingehende Nachrichten erhalten soll.

Sobald du alles ausgewählt hast, drückst du auf die Schaltfläche “Kanal verknüpfen” und der Facebook Messenger ist verknüpft.

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Damit deine Kunden dich erreichen können, solltest du möglichst viele Kanäle verknüpfen. Denn jeder schafft mehr Reichweite und so potenzielle Kunden. Achte darauf besonders Kanäle zu verknüpfen, die deine Zielgruppe bevorzugt.

Anleitung

Gehe in der WebApp zu Einstellungen > Kanäle.

Klicke auf die Schaltfläche "Kanal hinzufügen +" und wähle den Kanal, den du hinzufügen möchtest. Du kannst Kanäle auch mehrfach hinzufügen, z.B. für verschiedene Teams.

1. Schritt‍

Folge einfach der Anleitung zum verknüpfen des jeweiligen Kanals.

2. Schritt

‍Wähle ein Ziel für den Kanal, damit legst du fest wer die eingehenden Nachrichten erhalten soll. Je nach Art des Kanals kannst du die folgenden Ziele wählen:

• Team -> Eingehende Nachrichten landen im Pool des Teams
• Nutzer -> Eingehende Nachrichten gehen direkt zum gewählten Nutzer

3. Schritt

Sobald alle Felder ausgefüllt sind, kannst du auf „Kanal verknüpfen“ klicken.

Der Kanal ist nun erfolgreich verknüpft.

Leitfaden zum Abschluss des Unternehmensverifizierungsprozesses

Um vollen Zugriff auf dein WhatsApp Business API-Konto zu bekommen, musst du die Unternehmensverifizierung im Business Manager abschließen. Das bedeutet, dass du Facebook einige Dokumente vorlegen musst, um die Existenz und Legitimität deines Unternehmens nachzuweisen. Auch wenn die Business Verification von Meta verlangt wird, damit ein Unternehmen Zugriff auf WhatsApp Business API hat, ist dieser Prozess völlig unabhängig von WhatsApp. Für Unterstützung bei Problemen mit dem Business Manager wende dich bitte direkt an den Meta-Support.

Anleitung

1. Greife Sie auf das Business-Manager-Sicherheitscenter zu

Um den Verifizierungsprozess zu starten, gehe zum Sicherheitscenter und klicke im Bereich Unternehmensverifizierung auf Verifizierung starten.

2. Wähle dein Unternehmen aus

3. Überprüfe den rechtsgültigen Firmennamen

Möglicherweise wirst du im Schritt 3 aufgefordert, einen offiziellen Nachweis über den rechtlichen Namen deines Unternehmens vorzulegen. Lade ein offizielles Dokument hoch, das mit dem in Schritt 1 angegebenen rechtlichen Namen des Unternehmens übereinstimmt, z. B. der Handelsregistereintrag, einen Gesellschaftsvertrag oder eine Gewerbesteuer-Bescheinigung. Bitte überprüfe hier die Liste der akzeptierten Dokumente, bevor du sie einreichst:

• Strom- oder Telefonrechnung
• Geschäfts-Kontoauszüge
• Genehmigungen von Behörden
• HRB Eintrag oder Gründungsurkunde
• Gewerbesteuer- oder Umsatzsteuerbescheinigung
• Kreditauskunft von einer der Auskunfteien

4. Überprüfe die Geschäftsadresse oder Telefonnummer

Lade ein Dokument hoch, das sowohl den rechtsgültigen Namen des Unternehmens als auch die auf dem Bildschirm angezeigte Postanschrift oder Telefonnummer enthält. Nachdem du die Dokumente hochgeladen hast, wird Meta diese so schnell wie möglich prüfen. Dies kann mehrere Tage dauern. Den aktuellen Status der Verifizierung kannst du überprüfen, indem du zum Sicherheitscenter gehst.

Wenn die Schaltfläche "Überprüfung starten" nicht verfügbar ist, dann ist dein Business Manager möglicherweise nicht zur Verifizierung berechtigt. In diesem Fall kannst du nicht auf die Schaltfläche "Überprüfung starten" klicken.
Um die Schaltfläche zu aktivieren, gehe wie folgt vor:

• Fülle alle Informationen auf der Seite Unternehmensinformationen in den Facebook Business Manager-Einstellungen aus
• Erstelle mithilfe des Anmeldeformulars ein WhatsApp Business API-Konto bei 360dialog

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Mit der Anmeldung zum WhatsApp Business API-Konto wird die Schaltfläche „Verifizierung starten“ verfügbar sein. Sobald der Verifizierungsprozess abgeschlossen ist, wird das Konto in die Standardzugriffsstufe versetzt.

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Verwalte Logos, Öffnungszeiten und Firmendaten.

Halte deine Firmendaten immer aktuell, da diese deinen Kunden angezeigt werden.

Anleitung

Navigiere in der WebApp zu "Einstellungen" -> "Account":

1. Logo

Das Logo wird deinen Kunden angezeigt wenn sie mit dir in Kontakt treten, oder Termine mit dir vereinbaren möchten. Klicke auf den Bearbeiten-Stift und wähle deine Firmen-Logo, um dieses hinzuzufügen.

Wenn möglich, verwende einen querformatiges Logo, das es sonst sehr klein dargestellt werden kann.

2. Icon

Das Icon wird meist in der Darstellung auf mobilen Endgeräten, als Ersatz für das Logo, verwendet. Klicke auf den Bearbeiten-Stift und wähle das Icon, um dieses hinzuzufügen.

Bitte bedenke, dass Icons immer quadratisch zugeschnitten werden.

3. Name

Trage hier deinen Firmennamen ein. Dieser wird deinen Kunden angezeigt, wenn sie mit dir in Kontakt treten, oder Termine mit dir vereinbaren.

4. Adresse

Gebe die Adresse deiner Firma an, diese Information wird nur für interne Zwecke verwendet.

5. Öffnungszeiten

Die Öffnungszeiten dienen als voreingestellter Wert für neue Teams sowie die Verfügbarkeiten deiner Mitarbeiter. Du kannst pro Tag mehrere Zeitintervalle wählen.

6. External-ID

Die External-ID wird für Integrationen der Widgets auf deiner Webseite benötigt.

Jede External-ID darf nur einmal innerhalb deiner Firma verwendet werden.

7. Mobile Apps

Scanne den QR-Code des App-Stores deines Smartphones, oder klicke auf den Link unter dem QR-Code, um die App herunterzuladen.

1. Login im Marketingportal

Melde dich im Marketingportal an und suche unter "Werbemaßnahmen" das entsprechende Produkt.

2. Bestelle das Produkt

Bestelle das Produkt, indem du der Anleitung durch den Bestellprozess folgst und letztem die Bestellung im Warenkorb auslöst.

3. Freischaltung

Du erhältst nach der Bestellung eine Bestellbestätigung, sowie eine E-Mail mit deinen Login-Daten für die Web App.

Anleitung

• Gehe zu deiner Facebook-Seite und klicke auf Einstellungen.
• Klicke in der linken Spalte auf WhatsApp.

Hinweis: Die Option WhatsApp findest du nur auf der Facebook-Seite deines Unternehmens. In deinem persönlichen Facebook-Profil wird die Option WhatsApp nicht angezeigt.

• ‍‍Wähle deine Landesvorwahl aus.
• Gib deine WhatsApp Business-Telefonnummer ein und klicke auf Weiter.
• Gib den Bestätigungscode ein, den du erhalten hast.
• Klicke auf Bestätigen.

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Jetzt hast du deine Facebook-Seite mit WhatsApp verknüpft.

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Anleitung

• Öffnen Sie Ihren Instagram Account und klicken Sie auf “Profil bearbeiten”
• Klicken Sie auf “Kontaktoptionen”
• Wählen Sie “WhatsApp Business-Telefonnummer” und geben Sie Ihre Nummer ein
• Auf dieser Nummer sollten Sie im Anschluss einen Code zur Verifizierung erhalten
• Geben Sie den Code in Ihrem Instagram Profil ein, um die Verknüpfung zu bestätigen

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Jetzt sollte der neue WhatsApp Button erscheinen, der Ihre Zielgruppe mit nur einem Klick von Instagram zu einer WhatsApp Unterhaltung führt 👍

Google My Business einrichten

Mit der Einrichtung eines Google My Business Kontos schaffen Sie sich einige Vorteile:

‍Kostenloses Marketing

Für den Aufbau von Kundenbeziehungen und Ihrer Marke ist Google My Business ein wichtiger Schritt. Die Anmeldung und Einrichtung ist nicht schwierig und kann in wenigen Schritten umgesetzt werden.

SEO Boost‍

Google My Business ist zentraler Bestandteil der lokalen Suchmaschinenoptimierung, da Ihnen hilft, von Kunden aus Ihrer Region gefunden zu werden und das Ranking bei Google zu verbessern.

Kundenkontakte pflegen‍

Bei Google My Business haben Sie zahlreiche Möglichkeiten mit Ihren Kunden zu interagieren, z.B. Posts und Nachrichten.

Auskunft über Leistungen

‍Zeigen Sie Ihren Kunden welche Leistungen Ihr Unternehmen anbietet.

Informationsverwaltung vereinfachen

Verwalten Sie die Informationen über Ihr Unternehmen mit Google My Business, sodass Ihre Kunden immer aktuelle und richtige Informationen erhalten.

Wichtiger erster Eindruck‍

Durch die prominente Platzierung des Google My Business Eintrags in den Suchergebnissen ist er oft das erste, was die Aufmerksamkeit des Kunden auf sich zieht.

Wertvolle Analysen

Durch die Statistiken kannst Du erfahren, wie Kunden in den normalen Suchergebnissen oder bei Google Maps auf Ihren Unternehmenseintrag aufmerksam geworden sind und wie sie mit ihm interagieren. Das gibt Ihnen wertvolle Informationen darüber, was funktioniert und was nicht.

Mehr Informationen zur Einrichtung erhalten Sie hier: Anleitung >

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Was sind Verfügbarkeiten?

Mit Verfügbarkeiten legst du fest, ob und wann du für Termine oder eingehende Nachrichten zur Verfügung stehst. Gibst du keine Verfügbarkeiten an, können Kunden keine Termine mit dir vereinbaren.

Verfügbarkeiten (Onboarding)

Wenn du das erste mal die Mobile App öffnest, wirst du automatisch durch die Erstellung bzw. Vervollständigung deines Profil geleitet. Drücke unten rechts solange auf den Button „Weiter“, bis dein Profil vollständig ist. Einige deiner Profilinformationen sind bereits durch deinen Administrator vorausgefüllt, du kannst sie aber jederzeit bearbeiten.

Verfügbarkeiten bearbeiten

Drücke in der Mobile App, unten in der Leiste, auf das Kalender-Symbol und anschliessend auf die drei Punkte oben rechts. Im Dialog drückst du auf "Verfügbarkeit". Im folgenden Dialog, kannst du deine Verfügbarkeiten pro Team anpassen.

‍Teams

Falls du Mitglied in mehreren Teams bist, kannst du deine Verfügbarkeiten pro Team festlegen. Drücke dazu auf das jeweilige Team.

Keine Verfügbarkeiten

Über den Schalter “Verfügbar für Termine” kannst du die Verfügbarkeiten für dieses Team komplett ausschalten.

Uhrzeiten hinzufügen

Drücke auf die Wochentage, um diese zu aktivieren. Anschließend kannst du über das Plus-Zeichen weitere Zeitintervalle pro Wochentag hinzufügen. Durch Drücken auf das x-Zeichen kannst du diese wieder löschen. Füge auf diese Weise alle deine verfügbaren Zeiten hinzu und wiederhole den Vorgang für alle Teams.

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Was sind Kundenarten, Produkte und Leistungen?

Um Vorgänge und Kunden besser strukturieren bzw. qualifizieren zu können, werden ihnen Kundenarten, Produkte und Leistungen zugewiesen. Kunden wählen bei der Terminbuchung aus, um welche Kundenart, Produkt oder Leistung es geht, so wird der Termin automatisch dem passenden Mitarbeiter zugewiesen.

Deine Auswahl hat Einfluss auf die Terminbuchung, so können Kunden beispielsweise nur Termine bezüglich bestimmter Produkte mit dir vereinbaren, wenn du diese ausgewählt hast.

Kundenarten festlegen

Wähle die Kundenarten aus, die du bearbeitest.

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Produkte festlegen

Wähle alle Produkte, die du bearbeitest.

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Leistungen festlegen

Leistungen besitzen immer ein Zeitintervall. So wird bei einer Terminbuchung auch das entsprechende Zeitintervall als Zeitraum verwendet. Wähle alle Leistungen, die du deinen Kunden anbieten möchtest.

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Wenn du alle Einstellungen vorgenommen hast, drücke unten rechts auf den Button „Fertig“ und die Einrichtung ist abgeschlossen.

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Warum brauche ich ein Profil?

Du solltest dein Profil immer aktuell halten, denn die Daten deines Profils werden Kunden angezeigt, wenn Sie mit dir Kontakt haben oder Termine vereinbaren.

Profil erstellen (Onboarding)

Wenn du das erste mal die Mobile App öffnest, wirst du automatisch durch die Erstellung bzw. Vervollständigung deines Profil geleitet. Drücke unten rechts solange auf den Button „Weiter“, bis dein Profil vollständig ist. Einige deiner Profilinformationen sind bereits durch deinen Administrator vorausgefüllt, du kannst sie aber jederzeit bearbeiten.

Profil bearbeiten

Drücke in der Mobile App, auf die drei Punkte unten in der Leiste und anschliessend auf dein Profil-Bild oder "Profil anzeigen". Im folgenden Dialog, kannst du deine Profil-Informationen sowie dein Profil-Bild anpassen. Dein Profil beinhaltet die folgenden Informationen:

1. Avatar / Profilbild

Lade ein Bild von dir hoch, das dich im Profil zeigt und auf dem du gut zu erkennen bist. Dieses wird an deinen Vorgängen, Terminen und Kontakten angezeigt, das hilft deinem Team bei der Kommunikation. Auch Kunden sehen dein Profilbild, wenn sie Termine mit dir vereinbaren. Du kannst Bilder hochladen, bestehende von deinem Smartphone auswählen oder mit der Kamera fotografieren. Du kannst dein Bild durch Drücken auf den Bearbeitungs-Stift ändern.

Bitte bedenke, dass Profilbilder immer quadratisch zugeschnitten werden.

2. Informationen

Du kannst alle Informationen bearbeiten, indem du auf den Bearbeitungs-Stift drückst.

• Vorname und Nachname
• Titel
• E-Mail (Wird nur für interne Kommunikation verwendet)
• Geburtsdatum (Ist nicht für Kunden sichtbar)

3. Passwort

Drücke auf den Bearbeiten-Stift um dein Passwort zu ändern.

4. Teams

Hier siehst du zu welchen Teams du gehörst, die Team-Zuordnung kann nur durch einen Administrator geändert werden.

5. Kundenarten

Hier siehst du welche Kundenarten, Produkte und Leistungen verknüpft sind. Drücke auf den Bearbeiten-Stift um diese zu ändern. Mehr Informationen dazu findest du hier:

Kundenarten, Produkte und Leistungen

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Wo kann ich die Mobile App herunterladen?

Klicke auf den Button deines App-Stores und lade die mobile App für dein Smartphone herunter oder scanne den QR-Code mit deinem Smartphone.

App Store (iOS)

Play Store (Android)

Melde dich anschliessend mit deinem Konto an, die Einrichtung startet automatisch.

Teams organisieren

Wenn dein Unternehmen über mehrere Teams oder Standorte verfügt, solltest du Teams anlegen.

Welche Arten von Teams gibt es?

• ‍Standort-Team
  Das sind lokale Standorte mit einer festen Adresse, die Kunden besuchen können, z.B. Standorte in verschiedenen Städten.‍
• Virtuelles-Team
  Das sind interne Abteilungen ohne physische Adresse, z.B. Vertriebsteam oder Serviceteam

Anleitung

Navigiere in der WebApp zu "Einstellungen" -> "Teams" und klicke auf den Button „Team hinzufügen“ oben rechts. Nun wählst du die Art des Teams, das du erstellen möchtest. Beim Erstellen eines Team gib die folgenden Informationen an:

1. Name (Pflichtfeld)

Wähle einen eindeutigen Namen für dein neues Team.

Diese Information wird Kunden angezeigt

2. Adresse (Nur notwendig bei Standort-Teams)

Gib die physische Adresse des Standortes an.

Diese Information wird Kunden angezeigt

3. Logo

Füge dem Team ein Logo hinzu.

Diese Information wird Kunden angezeigt

4. Teammitglieder

Legst du in Schritt 2 an und kannst sie dann den erstellten Teams zuweisen.

5. External-ID

Die External-ID wird für Integrationen der Widgets auf deiner Webseite benötigt.

Jede External-ID darf nur einmal innerhalb deiner Firma verwendet werden.

6. Team erstellen

Wenn du alle Informationen eingegeben hast, klicke unten auf den Button „Team erstellen“ und dein Team wird angelegt. 

Wiederhole den Vorgang bis du alle deine Teams angelegt hast.

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Nutzer hinzufügen

Erstelle für alle Mitarbeiter einen Nutzer und lade sie in deine Teams ein.

Anleitung

Navigiere in der WebApp zu "Einstellungen" -> "Nutzer" und klicke auf den Button „Nutzer hinzufügen“ oben rechts. Gebe beim Erstellen eines Nutzers folgende Informationen an:

1. Vor- und Nachname (Pflichtfeld)

Diese Information wird Kunden angezeigt

2. Kontaktdaten

• ‍Telefon 
  Wird nur zur internen Kommunikation verwendet.‍
• E-Mail (Pflichtfeld)
  Wird nur zur internen Kommunikation verwendet, an diese Adresse wird seine Einladung verschickt.

‍3. Titel

Gib den Titel des Mitarbeiters innerhalb des Unternehmens an z.B. Sachbearbeiter

Diese Information wird Kunden angezeigt

4. Rolle 

Weise dem Nutzer eine interne Rolle zu:

• User
  Kommunikation mit Kunden innerhalb der Teams
• Admin
  Können zusätzlich alle Informationen und Einstellungen des Unternehmens einsehen und bearbeiten sowie weitere Nutzer einladen.

5. Teams

Füge den Nutzer zu allen Teams hinzu, für die er tätig ist. 

Die Einstellung wirkt sich auf die Terminbuchung aus 

‍6. Kundenarten, Produkte, Leistungen

Wähle für den Nutzer die richtige Kombination aus Kundenarten, Produkten und Leistungen. Diese Einstellung kann jeder Nutzer nachträglich in der App selbst überarbeiten.

Die Einstellung wirkt sich auf die Terminbuchung aus

7. External-ID

Die External-ID wird für Integrationen der Widgets auf deiner Webseite benötigt.

Jede External-ID darf nur einmal innerhalb deiner Firma verwendet werden.

‍8. Einladung versenden

Wenn du alle Informationen eingegeben hast, klicke unten auf den Button „Einladung versenden“. Der Nutzer bekommt anschließend eine E-Mail mit der Einladung gesendet und kann die App herunterladen. 

Wiederhole Schritt 2, bis du alle deine Mitarbeiter eingeladen hast.

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Was ist der Unterschied zwischen WhatsApp und WhatsApp Business

Wenn du mit deinen Kunden sicher und DSGVO-konform kommunizieren willst, geht das nur mit WhatsApp Business.

WhatsApp Privat ist ausschließlich für die private Kommunikation. Die WhatsApp-Nutzungsbedingungen schließen eine gewerbliche Nutzung aus. Es drohen Abmahnungen bezüglich Datenschutz und DSGVO und sogar die Sperrung von WhatsApp und Facebook-Konten!

Hinweise

Bestehende WhatsApp Nummern

Du kannst jede beliebige Nummer verknüpfen, musst jedoch während des Vorgangs per SMS oder Anruf bestätigen, dass du der Besitzer bist.

Wenn du eine bestehende WhatsApp Nummer verknüpfst, geht der bisherige Chatverlauf verloren! Wir empfehlen daher, deine Festnetznummer als neue WhatsApp Business API Nummer zu verwenden. 

360 Dialog

Die Verknüpfung zu einem WhatsApp Business Konto wird über unseren Partner 360 Dialog bereitgestellt. Daher musst du zunächst ein Konto bei 360 Dialog erstellen und den Anweisungen zum Verknüpfen eines WhatsApp Business Kontos folgen. 

Facebook Business Verifizierung

Wenn dein Facebook Konto nicht Business verifiziert ist, kannst du die Nummer zwar verknüpfen, aber nach 30 Tagen wird die Verknüpfung automatisch getrennt, wenn keine Verifizierung erfolgt. Mehr Informationen dazu findest du unter: Meta Business Verifizierung

Anleitung

Navigiere in der WebApp zu "Einstellungen" -> „Kanäle“ und klicke auf den Button „Kanal hinzufügen“ oben rechts. Wähle nun den Punkt “WhatsApp Business”. Im Dialog klickst du dann auf die Schaltfläche “Konto bei 360 Dialog erstellen”

1. Konto bei 360 Dialog erstellen

Du hast zwei Möglichkeiten dein Konto zu erstellen:

• ‍Facebook
  Nutze direkt dein Facebook-Konto und melde dich damit an.
• ‍E-Mail-Adresse
  Verwende deine E-Mail-Adresse in Verbindung mit einem Passwort. Dies musst du per E-Mail bestätigen.

2. Facebook-Konto verknüpfen

Wenn du dich mit deinem Facebook-Konto anmeldest, wirst du direkt zur Verknüpfung deines Facebook-Kontos weitergeleitet. Bestätige hier die benötigten Berechtigungen.

3. WhatsApp Business Nummer verknüpfen oder erstellen

Trage deine WhatsApp-Nummer ein. Wähle, ob du die Nummer per Textnachricht oder Voice-Nachricht bestätigen möchtest und klicke auf “Code senden”. Anschließend trägst du den Code ein, den du erhalten hast und bestätigst so die Nummer.

‍4. Ziel verknüpfen

Wähle alle Nummern, die du verknüpfen möchtest. 

Falls du bereits andere Nummern verknüpft hast, wähle diese unbedingt wieder aus, da sie sonst getrennt werden.

‍5. Ziele verknüpfen

Du wirst nun zurück zur WebApp geleitet. In dem Dialog werden dir alle verknüpften Nummern angezeigt:

• ‍Neue Nummern
  Das sind alle Nummern, die neu verknüpft wurden, wähle hier pro Nummer das Team aus, welches eingehende Nachrichten erhalten soll.
• ‍Verknüpfte Nummern
  Zeigt alle Nummern, die bereits vorher verknüpft waren, hier musst du nichts ändern.
• ‍Getrennte Nummern
  Falls du eine Nummer getrennt hast, wird hier eine Fehlermeldung angezeigt. Du kannst die Nummer wieder verknüpfen, indem du auf “Wiederherstellen” klickst und die Schritte 1-4 wiederholst.

Sobald du für alle Nummern ein Ziel gewählt hast, drückst du auf die Schaltfläche “Kanal verknüpfen” und deine WhatsApp Business Nummern sind verknüpft.

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Warum QR-Codes?

Integriere QR-Codes auf deinem Schaufenster, Visitenkarten oder anderen Printmedien, so kannst du Kunden direkt zur Terminvereinbarung, deinen Kontaktkanäle oder deiner Bewertungsseite leiten.

Arten von QR-Codes

Terminbuchung

Erstellt einen QR-Code, der es Kunden ermöglicht, Termine zu vereinbaren.

Bitte beachte, deine Mitarbeiter müssen Verfügbarkeiten, Kundenarten, Produkte und Leistungen angegeben haben, damit Kunden Termine mit ihnen vereinbaren können.

Kontakte

Erstellt einen QR-Code, der deinen Kunden alle Kontaktkanäle anzeigt.

Im Widget werden alle Kanäle angezeigt, die mit dem Ziel verbunden sind. Hast du keine Kanäle verknüpft, wird das Widget nicht angezeigt.

Bewertungen

Erstellt einen QR-Code, der deine Bewertungsseite anzeigt.

Statt eines Ziels trägst du hier die URL der Webseite ein, die deine Bewertungsseite anzeigt. Z.B. der Link zu deiner Google Bewertungsseite.

Anleitung

Navigiere in der WebApp zu "Einstellungen" -> "Integrationen" und klicke in der Gruppe “QR-Codes” auf den QR-Code, den du erstellen möchtest:

Gib beim Erstellen des QR-Codes folgende Informationen an:

1. Ziel des QR-Codes

Hier kannst du wählen, wohin der QR-Code verlinken soll:

• ‍Alle Teams
  Bietet dem Kunden alle deine Mitarbeiter an.‍
• Einzelnes Teams
  Bietet dem Kunden alle Nutzer des Teams an.
• ‍Einzelnes Teammitglied
  Bietet dem Kunden nur den ausgewählten Mitarbeiter an.

2. QR-Code

Wird automatisch anhand deiner Einstellungen erstellt.

3. QR-Code herunterladen

Klicke auf den Button "Herunterladen", um den QR-Code auf deinem Computer zu speichern, nun kannst du ihn versenden oder in deine Medien integrieren.

Was mache ich mit dem QR-Code?

Du kannst den QR-Code in digitalen Medien oder gedruckten Medien nutzen, hier einige Ideen:

• Schaufenster
  Erstelle einen Aufkleber für dein Schaufenster, der deine Kunden direkt zur Terminvereinbarung oder deinen Social Media Kanälen leitet, so bist du auch nach Ladenschluss für deine Kunden erreichbar.
• Marketingportal
  Nutze den QR-Code für Werbemittel im Marketingportal, du kannst ihn während des Bestellprozesses in dein Werbemittel einfügen.
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Was ist das Terminbuchungs-Widget?

Das Terminbuchungs-Widget fügt einen Button zur Webseite hinzu, über den Kunden mit dir oder deinem Team Termine vereinbaren können.

Bitte beachte, deine Mitarbeiter müssen Verfügbarkeiten, Kundenarten, Produkte und Leistungen angegeben haben, damit Kunden Termine mit ihnen vereinbaren können.

Anleitung

‍1. Ziel des Widgets

Hier kannst du wählen, mit wem Kunden in Kontakt treten sollen:

• ‍Alle Teams
  Bietet dem Kunden alle deine Mitarbeiter an.
• ‍Einzelnes Teams
  Bietet dem Kunden alle Nutzer des Teams an.
• ‍Einzelnes Teammitglied
  Bietet dem Kunden nur den ausgewählten Mitarbeiter an.

2. Code-Schnipsel

Wird automatisch anhand deiner Einstellungen erstellt.

3. Auf der Webseite einbinden

Wenn du den Code-Schnipsel erstellt hast, gibt es 2 Möglichkeiten diesen auf deiner Webseite einzubinden:

• ‍Selbst einbinden
  Klicke auf den Button “Code kopieren", um diesen in die Zwischenablage zu kopieren. Dann öffnest du den Code deiner Webseite und kopierst den Code hinein.
• ‍Einbindung durch Webadministrator
  ‍Wird deine Webseite von einer anderen Person verwaltet, kannst du den Code-Schnipsel, durch Klick auf den Button “Code versenden”, an den Administrator per E-Mail senden.

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Was ist das Kontakt-Widget?

Das Kontakt-Widget fügt einen Button zur Webseite hinzu, über den Kunden mit dir oder deinem Team in Kontakt treten können. Im Widget werden alle Kanäle angezeigt, die mit dem Ziel verbunden sind.

Hast du keine Kanäle verknüpft, wird das Widget nicht angezeigt.

Anleitung

‍1. Ziel des Widgets

Hier kannst du wählen, mit wem Kunden Termine vereinbaren können oder in Kontakt treten sollen:

• ‍Alle Teams
  Bietet dem Kunden alle deine Mitarbeiter an.
• ‍Einzelnes Teams
  Bietet dem Kunden alle Nutzer des Teams an.
• ‍Einzelnes Teammitglied
  Bietet dem Kunden nur den ausgewählten Mitarbeiter an.

2. Code-Schnipsel

Wird automatisch anhand deiner Einstellungen erstellt.

3. Auf der Webseite einbinden

Wenn du den Code-Schnipsel erstellt hast, gibt es 2 Möglichkeiten diesen auf deiner Webseite einzubinden:

• ‍Selbst einbinden
  Klicke auf den Button “Code kopieren", um diesen in die Zwischenablage zu kopieren. Dann öffnest du den Code deiner Webseite und kopierst den Code hinein.
• ‍Einbindung durch Webadministrator
  ‍Wird deine Webseite von einer anderen Person verwaltet, kannst du den Code-Schnipsel, durch Klick auf den Button “Code versenden”, an den Administrator per E-Mail senden.

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